حسین حمیدی
تماس با من
پروفایل من
نویسنده (های) وبلاگ حسین حمیدی
آرشیو وبلاگ
      فریاد‌ خاموش (باسابقه‌ترین وبلاگ با نام فریاد خاموش)
شش راه کار جهت کاستن از جلسات بی‌مورد نویسنده: حسین حمیدی - ۱۳٩٢/۱/٧
  1. افراد را به در دسترس‌بودن تشویق کنید. بسیاری از مواقع، علت تنظیم جلسات، عدم دسترسی راحت به افراد تصمیم‌ساز است. افراد در طول روز، پشت میزهایشان هستند، ولی درب اتاق‌هایشان را بسته­‌اند و یا عمدتاً در راه و طی مسیر هستند؛ به ندرت ایمیل و تلفن‌شان را پاسخ می‌دهند. آنان را تشویق کنید تا راه­های ارتباطی‌شان را تسهیل کنند، به تلفن­هایشان پاسخ دهند و ایمیل­ها را به سرعت جواب دهند. این مسأله باعث می­‌شود نیازی به تنظیم جلسه و دور هم جمع کردن افراد نباشد.
  2. یک ابزار مدیریت پروژه خوب استفاده کنید. ابزارهای نرم‌افزاری مدیریت پروژه که تا چند سال قبل، مخصوص راهکارهای گران قیمت سازمانی بودند، امروزه به حدی از سادگی و تکامل رسیده‌اند که برای همه قابل استفاده هستند. بجای جلسات، از مزایای این ابزارها استفاده کنید: تخصیص کار، هماهنگی و بحث. تمام این امور می­تواند به صورت مجازی صورت بگیرد تا نیازی به زمان‌بندی جلسات جدید نداشته باشید.
  3. فرهنگ‌تان را تغییر دهید. افراد بعضاً تمایل دارند تصمیماتی که برعهده آن­ها است، را به جلسات بکشانند. گاهی جلسات تنها برای فرار از تصمیم‌گیری فردی است. البته شاید نمی‌دانند که مجازند مستقلاً خودشان تصمیم‌گیری کنند. برای اجتناب از فرهنگ بی‌تصمیمی در میان افراد، سعی کنید این موضوع را جا بیاندازید که عذرخواهی بابت یک تصمیم اشتباه ساده‌تر از اجازه خواستن بابت هر تصمیم‌گیری است. آدم‌های خوب تصمیمات خوب می­گیرند. به آنان اعتماد کنید تا کار درست را انجام دهند بدون آن که لازم باشد برای اتخاذ هر تصمیمی، جلسه‌ای تشکیل شود. البته ممکن است به ندرت تصمیمات اشتباهی نیز بگیرند. با آن­ها وقت بگذارید و نشان‌شان دهید چه طور می‌توانسته‌اند کاری که انجام داده‌اند را به گونه‌ای دیگر انجام دهند، ولی طوری آن‌ها را مورد سرزنش قرار ندهید که به فرهنگ قبلی خود برای برگزاری دیوانه­‌وار جلسات بازگردند.
  4. میزان هزینه هر جلسه را محاسبه کنید. فکر کردن به هزینه‌ی پرسنلی که بابت برگزاری هر جلسه می‌پردازید می‌توانید شما را بیدار کند. یک ساعت جلسه با هشت نفر کارمند که متوسط حقوق را دریافت می­کنند، بالغ بر صدها دلار هزینه دارد. در یک سازمان متوسط یا بزرگ، برای جلساتی که در یک هفته برگزار می­شود بالغ بر هزاران دلار صرف می­شود! بهتر نیست تا وقت افراد را به گونه‌ای صرف کنیم که عایدی بیشتری برای سازمان داشته باشد؟ پاسخ حتماً مثبت است.
  5. ضرورت جلسات مرتب دوره‌ای را دوباره بررسی کنید. مدیران پروژه عاشق جلسات منظم دوره‌ای هستند. وقتی یک پروژه آغاز می‌شود، معمولاً از اولین اقداماتی که در ابتدای پروژه انجام می‌شود، تنظیم قرار جلسات هفتگی است تا با حضور همه‌ی اعضاء درباره‌ی پروژه صحبت شود. این جلسات در ابتدای کار بسیار پراهمیت هستند؛ ولی به مرور با جلو رفتن پروژه، کارایی خود را از دست می­دهند. با خود درباره‌ی دوره‌ی تکرار جلسات دوره‌ای بیاندیشد شاید بتوان بجای هر هفته، یک هفته در میان جلسات را برگزار کرد یا اگر همه چیز به خوبی در حال پیشرفت است، ماهی یک‌بار، کفایت کند.
  6. حواس­‌ها را جمع کنید. شما باید ابتدای جلسه، قواعدی تخطی‌ناپذیر وضع کنید تا تا همه افراد تشویق شوند، حواس خود را بر روی جلسات متمرکز کنند. محترمانه به آن‌ها متذکر شوید تا از لپ تاپ­های خود دست بکشند، وسایل دیجیتال خود را پشت در بگذارند، با چشمانی باز مطالب را دنبال کنند و در جلسه توجه و مشارکت داشته باشند. چنان چه بخواهید با هر نفر از اعضاء جلسه، جلسه‌ای تکی و جداگانه تشکیل دهید و مواردی را متذکر شوید که قبلاً در جلسه‌ی عمومی بیان کرده‌اید ولی آن‌ها (به دلیل کم‌دقتی در طول جلسه) مطلب را نگرفته‌اند، قطعاً از مصادیق اتلاف وقت است.

جلسات برای اشتراک اطلاعات، هماهنگی و اتخاذ تصمیمات امری ضروری است. با این وجود، جلسات می­توانند عامل اتلاف وقت و ضد کارآیی باشند. این پیشنهادات را پیاده نمایید و خواهید دید چگونه می‌توانید به این ترتیب، یک روز کامل کاری در هفته وقت‌تان را آزاد کنید.

  نظرات ()
مطالب اخیر ماهی «سامون» نه «سالمون»! انتخابات، همه‌ی هم و غم ترجمه‌ی observance در کنار holiday issue، پیامد؟ رؤیای همیشه دانشجو ماندن یک کامنت عجیب در کرنل! تصویری از نرم‌افزارهای سازمانی به کار رفته در یک شرکت بین‌المللی سعی کنید غرق نشوید Chief Bug Officer حساسیت!
کلمات کلیدی وبلاگ فناوری (٦٥) نکات و حکمت‌ها (٥٢) اجتماع (۳٥) کسب و کار (۳۳) تجربیات زندگی (٢۸) دعوت و معرفی (٢٦) دیگران (۱٩) الگوگیری و الگوسازی (۱٤) نقد و نظر (۱۳) درس‌های پدر (۱۳) لطیفه (۱٢) آموزش و تحصیلات (۱۱) دعا (۸) خاطرات (٧) شهر (٧) عکس (٦) خرافه‌ستیزی (٦) دوستان (٥) روضه (٥) شعر (۱) روایت (۱)
دوستان من بچه شیطون بیابان‌زده دغدغه‌هایم ریحان یادداشتها پرتال زیگور طراح قالب